De har båda en bakgrund från hotellsektorn, särskilt Jörgen som har 15 års erfarenhet av branschen och fram tills för ett år sedan var marknadschef på Rica Hotel i Sverige. Även Gun har jobbat på hotell, men har till största delen jobbat med marknadsföring och PR inom upplevelse- och musikindustrierna. De möttes i ett gemensamt projekt på Stockholms Kulturfestival, och insåg att de båda hade idéer om hur möten skulle kunna göras till så mycket mer än de är idag. Tillsammans har de bland annat skrivit ner sina tankar om möten i The Meeting Revolution manifesto som finns att läsa på deras hemsida.
– Jag har länge tyckt att det behövs något nytt i mötesbranschen, men under alla år på hotell har jag lärt mig att anläggningarnas gräns går vid mötesdörren, säger Jörgen.
De menar att det inte borde vara så, utan att konferensanläggningar borde erbjuda tjänster kring innehållet i möten, som mötescoacher som inte bara planerar det klassiska upplägget med kaffe-lunch-kaffe, utan även hjälper till med mötets agenda, förberedelser och uppföljning. De tror att den anläggning som är först med att erbjuda en sådan tjänst kommer att ha en stor konkurrensfördel.
– Man kan klara av en massa saker i förväg för att få ett mer effektivt möte, säger Gun, och Jörgen fyller i att ett av de största problemen är att folk kommer oförberedda till möten, och att det ofta inte sker någon uppföljning alls.
Konferensers upplägg bör också vara mindre inrutat, och ge mer tid och utrymme åt diskussioner. De tror inte att den nya generationens mötesdeltagare är beredde att bara sitta och ta emot information av en person.
– Om någon på en konferens blir ombedd att hålla en presentation, och lämnar fem minuter i slutet till frågor är det alldeles för lite tid. När folk då kommer med idéer som behöver diskuteras så är det dags för kaffepaus eller nästa talare, och diskussionen blir aldrig av. Vi ser det som att den stora skillnaden är att det förr har varit en person som kommit med alla svaren, och det nya är att en person istället kommer med alla frågorna, säger Jörgen.

Bollhav är inte svaret
En av de förändringar Herr Omar hoppas på framöver är att den klassiska skolsittningen kommer att vara mindre dominerande. De menar att det är negativt att dagens konferenslokaler är byggda precis som skolans klassrum, med svarta tavlan längst fram och en lärare som står för innehållet. En skolsittning kan visserligen fungera när en utbildning står på agendan, men annars förespråkar Herr Omar mindre trista och formella lokaler. De har också tagit fram en prototyp på en maskin som kan ställas in på olika dofter, ljus och ljud för olika faser i ett möte. Flera anläggningar har visat intresse av maskinen, men ännu finns den inte installerad någonstans. De betonar att ett kreativt rum inte alls behöver vara lika med ett galet inrett rum, och det är inte heller svaret på frågan om hur vi skapar bättre och mer effektiva möten.
– Om någon skapar ett bollhav eller kuddrum för möten undrar man ju hur de tänkte. Är det funktionellt? Sådant är nog mer en PR-grej, säger Jörgen.
Istället tänker de sig lokaler inredda som lounger eller vardagsrum. I en sådan miljö kan möten bli mindre formella, och deltagarna tillåts röra sig fritt under tiden. Dessutom kan anläggningen också använda sådana rum för till exempel middagar, vilket nuvarande konferensrum oftast är för tråkiga för. Det medför att en hel del yta står tom under helgerna.
I denna mer informella miljö kan det också serveras plockmat som deltagarna kan ta av när det passar dem, istället för tidsödande kaffepauser under dagen.
Föreläsare och andra som bidrar till konferensens program måste helt enkelt vänja sig vid att alla inte hela tiden sitter still på sin plats, menar Gun och Jörgen. En föreläsare är där för deltagarna och inte tvärtom. Användningen av smartphones under möten är också något vi bör vänja oss vid.
– Det handlar om ett generationsskifte. Vissa äldre personer tycker att det är otroligt störande när andra har mobilen på, medan det för de yngre är en självklarhet. Man kan ju till exempel googla det som föreläsaren pratar om och få svar direkt, säger Jörgen.
Överhuvudtaget tror de att mer modern teknik kommer att göra entré i mötesbranschen framöver, och att fysiska och digitala möten kommer att kombineras i större utsträckning. Hittills upplever de dock att konferensanläggningarna är lite tveksamma inför digitala möten, kanske delvis för att de är rädda om sitt intäktsområde.
– Det är antingen eller-syndromet. När vi träffar anläggningar så säger de ”vi vill inte att konferensgästerna ska hålla på med digitala möten” och när vi pratar med teknikföretagen så vill de att det endast ska hållas digitala möten, säger Jörgen.