Effektiva möten med guldkant
Guldklädd bankettsal och modern teknik – på IVAs Konferenscenter blir möten lätt både effektiva och festliga.
22 september 2014,
Effektiva möten med hjälp av den senaste tekniken är vardag på IVAs Konferenscenter på Östermalm, Stockholm. Med tanke på att det här också är IVAs, Kungl. IngenjörsVetenskapsAkademiens, hemarena, faller det sig naturligt. Härifrån drivs frågor och projekt som handlar om Sveriges strategiska vägval med tonvikt inom teknik, forsning och näringsliv. Nytänkande, kunskap, kreativa lösningar och framtid ”sitter i väggarna”.
Alla seminarier som IVA håller är öppna och ska vara tillgängliga. Därför har man investerat i egen utrustning för att filma och streama möten. Det nyttjas nu flitigt även av externa kunder och konferensköpare.
– På det här sättet kan även de som inte är med fysiskt, på plats, följa med i mötet. Antingen genom att logga på och titta direkt, medan mötet pågår, eller genom att se inspelningen senare, säger Charlotta Svedberg, konferenschef.
Den största salen, Wallenbergsalen, totalrenoverades för 1,5 år sedan. Med plats för 150 personer är salen bland annat populär för bolags- och årsstämmor. Bildskärmen på dryga 2x4 meter visar alltifrån powerpointpresentationer till filmer i 1–4 olika sektioner. Självklart i HD-kvalitet av toppklass. Vid varannan fåtöljstol finns mikrofoner som bjuder in till diskussion.
– Många upplever att det blir lättare att delta i samtal med en mikrofon precis intill sig. Steget till att ta ordet blir inte lika långt som till att räcka upp handen och vänta på att någon ska komma gåendes med en mikrofon innan man får prata.
Ytterligare ett sätt att skapa delaktighet är att låta deltagarna använda sina telefoner till att ställa frågor och rösta fram beslut under mötets gång, genom en enkel konferensapp. Appen kan även användas för att samla in feedback och utvärdera mötet snabbt och smidigt direkt efter.
Möten med guldkant
I den vackra, guldklädda bankettsalen serveras måltider under kristallkronorna. Salen är även populär för bröllop, fester, filminspelningar och inte minst – frukostmöten.
– Vill man streama möten i salen, eller har videokonferens här så går det också jättebra, vi har en mobil lösning för det med stor filmduk, nytt ljudsystem och trådlösa enheter.
All mat tillagas av den välkända restaurang Grodan som huserar i samma byggnad.
– Vi får jättemycket beröm för den goda maten. Vi jobbar med ett kök där man är nytänkande, innovativa, flexibla och gärna hittar på något utöver det vanliga.
Här finns totalt tio konferensrum, för 6-150 personer. För att kunna ta tillvara på dagsljuset, och den fina utsikten mot en lummig innergård, har man satsat på extra ljusstarka projektorer istället för mörkläggningsgardiner. Sällskap upp till 77 personer ryms bra i Wenströmrummet som förra sommaren utrustades med fyra projektorer. I rummet finns också ett nytt ljudsystem och fasta kameror, systemet ClickShare används flitigt.
– Med ClickShare, trådlös bild- och ljudöverföring, blir det lätt att växla mellan olika enheter. Här spelar det ingen roll om en person jobbar på pc och en annan på mac eller om man har bilder i olika format. Med ett enkelt tryck växlar man enhet som ska visa bild utan att behöva anpassa eller installera om något. Perfekt till exempel vid redovisningar av grupparbeten.
För mindre grupper som önskar exklusiv avskildhet rekommenderas Gabrielsson Larsonsviten, med egna utrymmen. Sviten, som har uppgraderats under sommaren, är lämplig för styrelsemöten och ledningsgrupper. Även här finns möjlighet till videokonferenser, telefonkonferenser och streaming.
Oavsett vilken lokal du väljer kan du känna dig lugn, du behöver inte vara något tekniskt geni för att hantera den moderna utrustningen.
– Personal finns alltid nära till hands. Allt går att lösa, speciellt med lite framförhållning. Kontaktar ni oss i god tid innan ert möte här kan också vår tekniker komma med förslag på vad som passar just era ändamål och föreslå hur ni använder tekniken för att få bäst effekt.
Om IVAs Konferenscenter:
10 konferensrum för 6–150 personer.
Bildskärmen i Wallenbergsalen är 4,1x2,3 meter och består av kuber – flera olika bilder kan visas samtidigt. Skärmen är i 16:9-format men kan anpassas. Salens belysning styrs i sektioner och kan lätt anpassas till olika färgskalor.
Bankettsalen rymmer 100 sittande gäster, 160 med anslutande salonger. Salen kan delas av i sektioner för sällskap om 20 personer.
Foajén går att använda för mingel eller mindre utställningar.
Läs mer på: ivaskonferens.se, här kan du även få en virtuell rundtur i lokalerna med Google Maps inside.
Se alla inom temat här
