Gör mötet greppbart - | Konferensvärlden
Reportage > Gör mötet greppbart

Gör mötet greppbart

Mötesturbo, samspel och fysisk visualisering. Låter det flummigt? Tvärtom menar Thomas de Ming, vd på företaget Ming. Han menar att det snarare är flummigt att fortsätta med ineffektiva och förlegade möten som tar tid och kostar pengar. Och att det bästa mötet är det som inte behövs…

Text: Astrid Feldreich

31 januari 2011, uppdaterad: 28 maj 2013

För drygt 13 år sedan startade Thomas företaget Ming, som bland annat jobbar med pedagogik inom mötesbranschen. Han brinner för att skapa samspel och har arbetat med att förbättra möteskvalitén för bland annat Stadium och mängder av forskningsprojekt finansierade av Stiftelsen för strategisk forskning. Thomas har tidigare arbetat i tv-branschen där han gjorde infotainment – att göra seriös fakta underhållande. Utöver tv har han jobbat med många andra uttrycksmedel som radio, film, teater och temaparker. Sättet att tänka från olika nischer och att utnyttja alla sinnen när man kommunicerar har Thomas tagit med sig in i konferensrummet.
– Jag brukar säga att jag jobbar med lärdesign. Vi människor har blivit så digitaliserade att vi tror att allt kan kommuniceras via en liten skärm. Tyvärr fungerar inte vårt minne så, hjärnan är kvar i en tid när vi fysiskt kunde ta på vårt arbete. Alla människor har sitt sätt att närma sig ett problem eller ämne och vi tolkar information på olika sätt. Därför menar jag att det är så viktigt att göra alla idéer och projekt konkreta genom att visualisera och materialisera dem.

Gör projektet greppbartThomas tycker att alla företag borde bygga upp sin arbetsmiljö för att främja visualisering. Det betyder att företag har en fysisk visuell modell i sin kontorsmiljö av de projekt de arbetar med. Modellen kan exempelvis vara en kunskapskarta med etiketter - eller varför inte en spelplan med pjäser? Knepet är att använda väggar, golv och stimulera flera sinnen för att göra något abstrakt greppbart för mötesdeltagarna.
– Det går att skapa något fysiskt i rummet genom att exempelvis sätta lappar på olika saker som symboliserar delar av ett projekt. Kanske har man en bild av produkten i mitten, och allt till höger om bilden symboliserar Frankrike och allt till höger Tyskland. Det kan även vara bra att simulera en process, ungefär som ett rollspel, även om jag brukar undvika det ordet eftersom det avskräcker, säger Thomas med ett leende.
Han tipsar också om att ställa upp det fysiska projektet på fikabordet så att alla kan flytta runt fysiska delar allteftersom projektet pågår.
– På så vis slipper ni hela tiden maila och ringa varandra. Alla ser status direkt och det sparar tid och pengar.
Han menar också att det är viktigt att utgå från hur olika personer tar till sig och förmedlar fakta. Därför är det extra bra att ha något fysiskt som symboliserar ett problem.
– Genom att ha något framför er i rummet kan även en tyst mötesdeltagare flytta exempelvis en schackpjäs eller en magnet från en plats till en annan. Det öppnar upp för olika personligheter att göra sig hörda och ta plats.

Fokus på fel saker kring mötetThomas tycker att många konferensanläggningar fokuserar för mycket på hur deltagarna ska sitta och när de vill ha kaffe istället för att underlätta kommunikation och kreativitet under själva mötesprocessen.
– Det är för mycket vadd runtomkring konferensen i dag, och med det menar jag aktiviteter, mat och pilatesbollar i konferensrummen. Servicen kring själva innehållet i mötet är det sämre med. Jag brukar säga att vi inte ska sitta på mötet utan tänka. Rummet ska vara bra för rörelse.
När Thomas leder ett möte brukar han låta alla konferensdeltagare själva ta en stol när de kommer in i rummet och sätta sig var de vill. Då blir det ofta en ring automatiskt. Han hävdar att många anläggningar och företag har fastnat i ett förlegat sätt att se på hur ett möte ska vara.
– Anläggningarna borde inspireras mer av människor som skapar starka upplevelser i andra branscher, som teater exempelvis, säger Thomas.

Mycket dötid på jobbetMing kom nyligen ut med en rapport om vad människor egentligen gör på jobbet. I rapporten kom de fram till att alla åtgärder företagen gör för att effektivisera och förbättra egentligen bara förvärrar.
– Alla möten, projektledare och mätningar gör att vi blir fragmenterade och får mindre gjort. Vi kom fram till att bara 25 procent av arbetstiden går åt till att konkret utveckla produkten eller tjänsten. Resten var förflyttningar, mätningar och kommunikation som att prata i telefon, maila eller förbereda och genomföra interna möten. Det betyder att närmare sex av åtta arbetstimmar varje dag går åt till olika kringaktiviteter som egentligen inte tillför något.
Thomas har samlat alla onödiga moment under namnet M-träsket – möten, mail och mätningar.
– I dag är det tyvärr personer som behärskar träsket av information som blir framgångsrika på arbetsmarknaden. Många arbetsplatser lever på M-träsket och därför kan det vara svårt att komma ur invanda rutiner. Faktum är att om alla gjorde sig av med all onödig kommunikation skulle rätt många människor bli arbetslösa.
En sätt att minska onödiga möten är ett åtta timmar långt möte som Thomas kallar för Mötesturbo.
– Vi testade metoden på ett företag där 50 personer la ner i snitt 2000 timmar varje månad på att boka och genomföra möten. Vi samlade samtliga 50 personer under ett åtta timmar långt möte. Alla fick skriva en lista på problem, mål och vilka personer som behövde medverka för att lösa problemet på ett stort blädderblock. Sedan genomförde vi ett antal små gruppmöten direkt på plats under dagen. 80 procent av alla frågor löstes och mötestiden minskade med 1600 timmar den månaden.



Sök igen

Senaste i Reportage


Erbjudanden

Till alla erbjudanden »

Utvald underhållning

Till fler underhållare »

Få vårt nyhetsbrev

Snabb söktjänst och kostnadsfri bokningshjälp med allt för konferenser, möten och event.

Kontakta Compro Möten & Event!

Telefon: 08-459 24 00

Adress: Industrivägen 10 A, 171 48 Solna

Teatergatan 19, 411 35 Göteborg

E-post: info@compro.se

www.compro.se


Allt inom möten och konferens

Konferensguiden | KonferensVärlden | Kickoff | Lindau artist & talare | Svensk Mötesdesign | HotellBoka | Festplatsen
 Följ oss på Facebook
Följ oss på Facebook så får du uppdateringar om nyheter och erbjudanden.