Affärsetikett jorden runt
Mats Danielsson är flitigt anlitad som föreläsare, författare och expert i etikettsfrågor. Han är dessutom aktuell med sin nya bok "Till vardags & fest" - en modern guide som även berör affärer. För KonferensVärlden berättar han varför ett nej ibland är ett ja och varför du inte ska ha på dig shorts till ett möte i Spanien.
31 augusti 2009, uppdaterad: 28 maj 2013
Går vi mot en mer likasinnad global möteskultur eller är det så att det fortfarande finns skillnader beroende på vilket land vi befinner oss i?
– Visst har vi skillnader, även om de flesta resenärer börjar lära sig mer om varandras agerande. Till exempel tror många nog att det är lite si och så med punktligheten i Italien. Helt fel. Punktlighet är mycket viktig där. Men i Litauen är man inte lika punktliga som i Sverige, så bli inte irriterad om du får vänta på din vän ifrån Litauen. Är du i Tyskland, kom något efter utsatt klockslag om du ska hem till någon. I Australien är punktlighet är mycket viktig. Utom när du är bjuden till ett hem.
Har acceptansen inför olikheter ökat i och med att vi har möten med hela världen?
– Självklart har den ökat, de flesta affärsresenärer är mycket medvetna om betydelsen av att följa etiketten i det land man besöker. Kanske turister är lite mer "frikostiga" och inte riktigt tänker på det. Men även här kan ett uppskattat bemötande av lokalbefolkningen ge dig oanade möjligheter.
Vilka svårigheter tror du att stadsminister Fredrik Reinfeldt kan stöta på när han ska förhandla under Sveriges EU-ordförandeskap?
– Det är en väldigt svår fråga att svara på. Dels är jag ingen EU-expert, dels är ledamöterna inom Unionen säkert väl medvetna om de skillnader som råder länderna emellan och det råder säkert en "europeisk utslätad" etikett i dessa sammanhang. Vår statsminister har säkert en stab med rådgivare som hjälper honom "rätt" i etikettsdjungeln. Men visst, vi behöver inte åka mer än tvärs över Östersjön för att hitta olikheter. I Finland går man inte "som katten kring het gröt" utan uttrycker sin åsikt och spanjorer uppskattar om de blir avbrutna i ett samtal. Irländaren är en snacksalig person, de vill vara bussiga och trevliga och vill inte gärna ge negativa besked. De värjer sig hellre, kommer försenade eller ändrar datum. En portugis avbryter gärna och det är inte säkert att du får prata färdigt.
Vad ska man tänka på när man har möten och konferenser med personer från andra kulturer?
– Följ de lokala etikettsreglerna. Konferensen kan bli avsevärt mycket trevligare om man kommunicerar korrekt med konferenspersonalen och de förstår vad ni önskar. Börja med vanlig artighet och trevlighet, missa inte enkla saker som dricks - det är mer vanligt med generös dricks i andra länder än i Sverige, vi vill gärna ge våra max 10 procent. Kläder kan vara viktiga, en spanjor bär aldrig shorts på gatan, kommer du som svensk konferensdeltagare "sjunker du i värde" om du möter din spanska kollega dåligt klädd. Att vara välklädd är viktigt även i Portugal. En man bär kostym och slips. En kvinna bär dräkt eller kostym av mer feminint snitt. På besök i Danmark kan du välja en mer informell stil om du bär märkeskläder.
Vilka är de vanligaste missförstånden?
– Svårt att säga, det finns nog ingen statistik på det. Men klädkoder, hantering av visitkort och hur man hälsar kan vara enkla skillnader som man lätt missar. Till exempel om en kvinna i Turkiet är klädd i muslimska kläder ska du inte räcka fram handen till hälsning.
Vilken kultur skiljer sig mest från oss i Sverige, där man ska vara extra försiktig?
– Asiatiska regler för bemötande är svåra för oss svenskar att förstå. Jag kan bara återge vad andra berättat. En man som varit bosatt i Japan i 18 år sa att han ändå inte kunde begripa varför och hur de tänker. Man "står i skuld" hela tiden. Ger du mig något blir jag skyldig dig - går en affärsman genom en konkurs kan hela familjen drabbas, och även barn och barnbarn bär med sig denna "skuld", trots att det inte handlar om pengar. En asiat vill inte förlora ansiktet och kan mycket väl säga ”ja” fast det egentligen är ett ”nej”. Men man säger inte nej - så där kan vi gå bet rejält. Ännu en gång, ta hjälp av experter. Ska du göra affärer i Kina, ta hjälp av en person som kan engelska eller ännu hellre någon som bor i Sverige och kan lotsa dig rätt.
Vad ska man göra om man är osäker på vad som gäller i en situation?
– Läs böcker, låna på biblioteket eller ring exportrådet. Det går också bra att kontakta mig på nätet via www.etikettdoktorn.se. Ett annat förlag är att skaffa dig en mentor, en person som gjort mycket affärer i landet. Mina uppdrag handlar om allt från mingelkurser till rena etikettskurser där jag till exempel ordnar rollspel vid borden. Berika din kunskap hos vår mångfald av kulturer boende i Sverige, massor av människor skulle älska att få vägleda dig om du bara vågar fråga.
Om man mot förmodan redan råkat förolämpa någon, hur klarar man sig ur situationen?
– Stå för ditt misstag, visa att du inte vet bättre, lär dig rätt, gå vidare och agera som du nyss fått erfarenhet av. Men gör ingen stor grej av det, du ska inte förödmjuka dig. Vår kultur är också värdefull och vår kund vill säkert följa våra etikettsregler lika bra trots allt. Förberedelser kan vara A och O och påverka resultatet i affären. När du ska resa utomlands privat eller i tjänsten kan följande enkla råd hjälpa dig till ett bra bemötande av dem du möter. Vi har många kunniga affärsmän/kvinnor som kan svara på dessa frågor mycket bra. Är man tveksam kan man alltid kontakta Exportrådet, de har oftast tips på personer som kan ge specifika råd. Ambassaderna är också en källa till kunskap om just det land man ska besöka.
Vad har du upptäckt är det största problemet med möten mellan olika kulturer?
– Det handlar nog mer om bristande förmåga att förstå bakgrunden till olika reaktioner. Vi i Sverige låter exempelvis alltid chefen ta initiativet i affärerna, japanen väljer alltid den äldste att tala med. Missar du den äldste asiaten i gruppen kan du göra bort dig, men vinna lika mycket framgång om du vet hur.
Vad har vi för likheter?
– De flesta hälsar i hand eller accepterar ett handslag. De flesta vill göra affärer välklädda och visitkort uppskattas överallt. Presenter varierar, men uppskattas för det mesta och i många länder gillar man att representera på restaurang.
Se alla inom temat här
