”Mötesfrågan faller mellan stolarna”
Miljöarbete, jämställdhet, värdegrund – listan för olika typer av företagspolicys kan göras lång. Men trots att vi lägger 25 procent av vår arbetstid på interna möten saknar den delen av verksamheten ofta en uttalad policy.
– Det är dags att ledningsgrupper börjar satsa på meeting management, säger Micke Darmell, mötesrådgivare på gr8 meetings och arrangör för Möteskulturdagen.
Text: Astrid Feldreich
31 januari 2011, uppdaterad: 28 maj 2013
Micke Darmells intresse för möten började redan då han arbetade som sjukskötare inom vården i början av 80-talet. Därifrån tog han steget till eventindustrin och blev kvar i 22 år. De senaste tre åren Micke börjat förbättra de ”vanliga” möten som sker varje dag på arbetsplatser runtom i landet.
– Jag började titta på innehållet på de interna, standardmötena. Det är inte den sexigaste delen av mötesindustrin, men det är den viktigaste att förändra och förbättra. Alla kan fest, men hur många kan de psykologiska aspekterna av ett möte?
När Micke är ute och diskuterar frågan får han alltid höra talas om samma problem – möten som tar energi och saknar syfte och mål. Anledningen till att företagen fortsätter i gamla hjulspår med ineffektiva möten är enligt Micke att mötesfrågan faller mellan stolarna. Alla delar av en organisation slåss för sin budget och när ingen äger mötesfrågan hamnar den sist på prioriteringslistan.
– Det behövs en ny organisationsstruktur. Möten måste bli en ledningsfråga och mer affärsmässiga. Företagen behöver utse en person som ansvarar för meeting management och skaffa sig kompetens inom mötesområdet. I dag tror jag att mötesbranschen är där miljöarbetet var i början av 90-talet – alla vet att något är fel men få vet vilken väg de skall gå för att få ordning på detta. Vi har så många dåliga möten för att vi kan. Är det okej att komma fem minuter sent till varje möte gör vissa det. När 60 procent av alla möten saknar tydligt syfte och mål påverkar det naturligtvis resultatet, säger Micke.
Företagets värdeordFör att ändra på en dålig möteskultur måste först och främst högsta ledningen med vd:n i spetsen vara drivande. Sedan bör ledningsgruppen ta fram en mötes- och e-postpolicy. Denna ska förankras hos alla anställda, på exempelvis en kick-off. När möteskulturen väl är satt så kan mötesledaren inleda varje möte med att läsa upp företagets värdeord, syfte och mål som en påminnelse och energihöjare. För ett möte ska ge energi, inte ta energi.
– I en fungerande möteskultur ska det gå att förverkliga alla värdeord, som exempelvis mod, i besluten. I slutet av mötet stämmer mötesledaren av alla beslut så att de verkligen är i linje med vad man vill åstadkomma. En annan viktig faktor är att mötet är väl förberett och att mötesledaren avsätter tid i almanackan för att planera innehållet. Det gör att mötena blir kortare och bättre, vilket gör livet lite roligare med tanke på hur ofta vi sitter i möten.
Micke har märkt att i Sverige vill företagsledningen gärna se siffror innan de agerar. Därför början han sitt jobb med att kartlägga alla möten som företaget har på ett år. Det gör han tillsammans med ett analysföretag som heter 3s.
– Jag håller en föreläsning för ledningsgruppen för att skapa ett gemensamt engagemang. Efter detta bestämmer vi en mötes- och e-postpolicy samt gör en mötesstruktur. Själva syftet med mötet är ofta det som saknas när vi gör mätningar i företag.
Syftet kan exempelvis vara att är att alla ska vara delaktiga och målet att berätta om förväntningarna de närmaste tre åren.
– Då fungerar det inte att vd:n håller ett långt föredrag på en scen och medarbetarna bara lyssnar passivt. Genom att ha en uttalad policy tvingas ledningen tänka kring en konferens format och innehåll på ett sätt som jag tror är nyttigt, säger Micke.
Han berättar att få företag värnar om de informella mötena. I en mötespolicy ingår också regler kring e-post och virtuella möten. Trots att det är ledningens ansvar att ta fram en mötespolicy måste medarbetarna använda och respektera den.
– Det handlar om att veta vad både ledaren och deltagarna har för ansvar att göra före, under och efter ett möte. Alla måste komma i tid, annars börjar mötet ändå. Har man en telefonkonferens ska deltagarna inte sitta och göra något annat samtidigt. Forskning visar att sitter du och exempelvis läser e-post samtidigt som du deltar i en telefonkonferens har du samma koncentrationsförmåga som om du var kraftigt haschpåverkad, säger Micke.
Höger hjärnhalvaI dagens samhälle använder vi mestadels vänster hjärnhalva, den som styr detaljer och logik. Men ett möte måste även engagera högra hjärnhalvan där kreativitet, intuition, känslor och helhet finns. Micke är kritisk varför inte mötesindustrin själva är bättre på möten.
– Vi behöver en Apple inom branschen! Någon som är ledande och driver på utvecklingen och är villig att hjälpa kunderna att bli bättre. Jag har hjälpt Scandic Star Lund med deras interna möteskultur. Det är en förutsättning för att de i sin tur ska kunna hjälpa sina kunder att få bättre möten.Tack vare sin utbildning och sina egna bra möten kan de i dag ställa frågor kring syftet med konferensen och föreslår därefter olika typer av rum, möbleringar och mötesformat för att kunden ska få ut så mycket som möjligt av dagen. Det måste finnas kompetens bakom den här typen av standardfrågor ute på konferensanläggningarna.
Se alla inom temat här
Senaste i Reportage
Hotel Birger Jarl Uppland
Hotell Mitt i Vasastan ligger Hotel Birger Jarl. På promenadavstånd till allt vad staden har att erbjuda hittar du en nyrenoverad konferensvåning för 550 personer och en lika nyrenoverad restaurang och lobbybar.
