Rätt teknik stärker mötets innehåll
Dagens konferensteknik är så mycket mer än bara projektorer. Det är något som ska lyfta innehållet i mötet och stärka varumärket. Interaktivitet är en stor trend, liksom visuella medier. Men okunskapen är fortfarande stor både hos kunder och konferensanläggningar, och få efterfrågar den senaste tekniken.
Text: Astrid Feldreich
31 januari 2011, uppdaterad: 28 maj 2013
Rätt använd kan den tekniska utrustningen garantera att konferensdeltagarna får en starkare upplevelse, att varumärket förstärks och att alla kan vara delaktiga under mötets gång. Men trots att få konferensbokare tänker på tekniken som en självklar del av mötets budget blir frågan plötsligt viktig när tekniken strular. Anders Müller är mötesproducent på Livebrand. Han har 25 års erfarenhet av att arrangera stora möten och tycker att både kunderna och anläggningarna måste bli bättre på att lyfta frågan om teknikens betydelse för ett framgångsrikt möte.
– Det kommer nog tyvärr dröja tio år innan vi har riktigt bra teknik på alla möten och den blir en självklarhet att ta upp precis som miljömärkningar, konferensrum och mat är idag. Vi måste lyfta frågan och hotell- och konferensanläggningarna måste göra tekniken till ett starkare säljargument, säger han.
Anders arrangerar flera större event varje månad. Han tycker att mötesbokare måste börja ifrågasätta vad ett "basutbud" inom teknik egentligen är och inse att det inte spelar någon roll hur god maten är eller hur bra ventilation ett konferensrum har om ingen hör vad chefen säger i mikrofonen.
– Alla i branschen kan fest och logi i dag, men tekniken kommer i skymundan. Jag tror att det beror på att den känns lite skrämmande eller oviktig. Frågan är; vad är slutkunden villig att betala? Det är en utmaning för branschen att veta vad de ska investera i. Ingen pratar ljud och bild eller vad kunden är villig att betala för det, säger han.
Fler experterEftersom Anders jobbar som mötesproducent och ofta har som uppgift att ”regissera” deltagarna i mötet vet han hur avgörande tekniken är för att förbättra och förmedla ett budskap. Han jobbar just nu med att skriva en bok, Mötesboken, där han tar upp ett antal fall där något gått snett på grund av bristande kunskap kring vad bra teknik faktiskt betyder för ett möte eller event.
– I framtiden ser jag mindre permanent teknik på anläggningarna eftersom det blir för dyrt att investera i de senaste produkterna hela tiden. Det kommer förmodligen att bli fler experter och samarbetsparter som levererar teknik till konferenserna. I dag kan man göra oändligt mycket med tekniska lösningar. Men tyvärr är få anläggningar och mötesrum anpassade för bra teknik.
Som arrangör av ett större möte är det viktigaste att börja tidigt att planera för de tekniska lösningarna. Ge utrymme i budgeten för teknik och involvera en duktig aktör i början av projektet. Det går att göra hur dyra lösningar som helst för den som vill slå på stort, därför är det viktigt att vara tydlig med nivån och budgeten inledningsvis. En anledning till att det är bra att börja planera teknik innan ni väljer anläggning är att vissa tekniska lösningar kräver en viss typ av lokal. Ska man till exempel ha en backprojektion och en stor duk krävs ett stort rum, och så vidare. Dessutom bör företag se tekniken som en del av en större helhet. Rätt teknik både kan och bör förstärka ett budskap och varumärke.
– Vill du att ditt varumärke ska vara en knastrande mikrofon? Dramaturgi och teknik är viktigt för hur ditt företag uppfattas, säger Anders.
Snåla inte på teknikkostnadenDet var länge sedan teknik var bra så länge den inte "syns eller hörs". I dag är devisen ju större desto bättre.
– Vi har vant oss vid bra kvalitet och konsumerar mycket bild idag. Många har en 50-tums hd-tv hemma. Allt ska gå fort i dag, vara lättillgängligt och av bra kvalitet, Ta tv-programmet Idol till exempel, det är en uppvisning i god produktion. Och då blir det en kontrast när vi i arbetssituationer i konferenser och möten inte får uppleva samma goda kvalitet som vi gör privat, hemma. Mitt råd är att tänka efter innan du ska arrangera ett möte för fler än 100 personer och lägga en större del av budgeten på att säkerhetsställa bra teknik. Det kommer du inte att ångra. Snåla inte med sista pengen, det är så tråkigt när tekniken strular, uppmanar Anders.
Det är Anders och hans kollegor inom eventbranschen som får ta upp och argumentera för bra teknik i sitt möte med kunden. Anders tycker att konferensbokaren ska fråga anläggningen om de jobbar med någon specialist inom teknik och våga ställa krav i samband med att de bokar mötet. Florence Cardell, ansvarig för mötesförsäljningen på Scandic, menar att många anläggningar redan i dag har ett bra samarbete med teknikleverantörer för större möten och events, men att utmaningen ligger i att få gehör för kostnaden som bra teknik faktiskt innebär. Därför välkomnar hon diskussionen kring teknikens betydelse.
Anläggningarnas ansvar är att leverera ett bra möte, och naturligtvis ingår tekniken i helheten men det är framför allt atmosfär, mat och dryck och ett gott värdskap som mötespersonalen kan påverka, säger hon.
Vid events menar Florence att det bästa för resultatet är att ta in experter när det gäller teknikfrågor som frångår den så kallade bastekniken, som finns i det vanliga mötesutbudet, för att synliggöra teknikens krav och möjligheter.
– Att anläggningarna vinner på att ta hjälp är jag övertygad om, för strular tekniken så är det anläggningen som får skulden, vare sig det är deras egen teknik eller inhyrd, och framför allt leder det inte en bra upplevelse för mötesdeltagarna.
Se alla inom temat här
