Så blir du en mötesmästare
Mötena är den största tids- och energitjuven i det svenska näringslivet för närvarande. Varje medarbetare deltar i över 60 möten under en månad. Men mötena behöver inte vara meningslösa – här kommer expertens bästa tips för givande och lockande möten på jobbet.
10 mars 2010, uppdaterad: 28 maj 2013
1. Bestäm syftet.
Börja med att fundera på:
- Vad ska deltagarna känna när de lämnar mötet?
- Vad ska de kunna, som de inte kunde innan?
- Vad ska de göra direkt efter att de har lämnat mötet?
Du behöver inte kunna svara på alla tre frågorna, utan det räcker som regel med ett bra svar på en av dem. Den övergripande frågan är ju egentligen ”Varför ska deltagarna vara med på mötet?”, så det är det svaret du ska försöka närma dig.
2. Utse en tidhållare.
Om du märker att det är svårt att få mötestiden att räcka till, så att det ideligen blir ämnen som måste hastas förbi eller skjutas till nästa möte, kan det vara värt att prova att använda dig av en tidhållare. Han eller hon är då beroende av att det finns en agenda med tidsatta punkter.
Om du gör det ska du naturligtvis berätta det för alla som är med på mötet så att de är beredda på att de kan bli avbrutna om de blir långrandiga…
3. Lätta ämnen först.
De ämnen som du räknar ska ta högst tio minuter, ska placeras förs på agendan. Där lägger du också in de punkter som du betraktar som mindre viktiga (fast de hamnar nog naturligt där, eftersom de antagligen går snabbt att behandla). På det sättet minskar du risken att ni inte hinner med hela listan av punkter under mötet.
Ett annat mått är hur kontroversiella ämnena är. Ju mindre kontroversiella, desto tidigare bör de ligga – som en uppvärmning, helt enkelt.
4. Låt agendan växa fram.
Placera en stor whiteboard på en plats som många passerar eller besöker ofta; till exempel vid lunchrummet eller i en korridor intill garderoben. Men välj inte en plats som gör att alla kunder kommer att sitta och läsa på den – det kan bli lite fel.
Tavlan ska i alla fall användas för att få agendan inför nästa möte att växa fram. Så fort det dyker upp en fråga som man vill ta upp, så skriver man dit den. Och gör en liten signatur förstås, så att den som ansvarar för mötet kan gå och fråga om något är oklart.
5. Se över deltagarlistan.
Ta bort de som har minst med mötet att göra. Gör om proceduren. Då har du antagligen fått ihop en bra lista med deltagare.
Om du i det läget känner att det är någon som saknas så kan den bästa lösningen vara att ta in honom eller henne under bara en del av mötet. Alla behöver ju faktiskt inte vara med hela tiden.
6. Välj rätt starttid.
Det enkla rådet där är att lägga mötet på morgonen. Okej, det finns alltid en del som är morgontrötta och kanske skulle kunna prestera bättre senare på dagen, men som regel är de flesta maximalt alerta på morgonen.
Under ett morgonmöte kan du med största sannolikhet också dra fördelar av att många kommer till jobbet med en mer eller mindre tydlig ambition att få något gjort under dagen. Vid tre-tiden kan de ambitionerna ha sjunkit undan rätt rejält.
7. Gör många avbrott.
Det lär finnas hjärnforskning som visar att vi människor behöver förändring så ofta som var sjunde minut för att inte ”försvinna” i koncentrationsbrist. Ta fasta på det: flytta dig till andra sidan av rummet, stäng av datorn och sätt upp lappar eller låt alla deltagare ställa sig upp en stund. Med enkla medel kan du minska risken att deltagarna ”svävar iväg” då och då.
8. Ändra i lokalen.
Testa något nytt: flytta undan borden i rummet. De allra flesta möten kan man klara av utan bord – och det blir automatiskt en förändring som ”stör” lite lagom och sätter igång tankarna hos deltagarna.
Eller varför inte så här: gör en bordsplacering vid ett möte, och kasta om platserna rejält nästa gång ni har möte i samma rum. Det kan också sätta fart på tankearbetet.
9. Mat eller inte?
En bit mat eller fika kan fungera perfekt som en isbrytare. Det skapar ett tillfälle för mötesdeltagarna att småprata kring något som antagligen inte är lika laddat som de ämnen som tas upp på mötet. Det öppnar en möjlighet till de sociala kontakter som är så viktiga för att skapa en trygghet i gruppen.
Ladda till exempel fruktfatet med någon exotisk och udda sort – en perfekt ”talk-piece” att inleda en pratstund kring.
Se alla inom temat här
