Så får du lönsamma konferenser
Hur gör man för att få ut så mycket som möjligt av konferensen? Patrik Nyström på eventbyrån Bluebird ger oss goda råd.
20 november 2013,
Är konferensen en investering eller bara en kostnad? Bara genom att ställa den frågan innan man anordnar en konferens för sitt företag så har man kommit en bit på väg, enligt Patrik Nyström på eventbyrån Bluebird. Patriks företag jobbar med att hjälpa kunder få ut maximal effekt och långsiktigt värde av sina events.
För i regel lägger man ut en hel del pengar på konferenser. Förutom kostnader för lokal, mat, transport, underhållning och aktiviteter så är den stora kostnaden förlorad arbetstid.
– Det här är något som många glömmer bort, per person rör det sig ungefär om 2 400 kronor på en dag. Det är mycket pengar och då gäller det att hitta de där nya arbetssätten och få fram riktigt bra idéer för att konferensen ska bli en lönsam investering, säger Patrik.
Så hur gör man då, för att lyckas med investeringen? Till att börja med kan man se till att undvika en av de vanligaste missarna - att ha otydliga mål.
– Börja baklänges för att få effekt – tänk ”vad vill vi ska hända efter konferensen?” och skapa sedan ett innehåll som stödjer målen för det. Och när det gäller utformningen av innehållet är det alltid bäst att utgå ifrån mottagarna. Vad tycker de är viktigt? Ofta räcker det med ett kort möte med några medarbetare för att få ovärderlig information om hur konferensen ska läggas upp.
Hur man lägger fram något är nästa fråga att fundera över. Ska man presentera förändringar för medarbetare är det extra viktigt att det blir på rätt sätt. Det är till exempel vanligt att ledningsgruppen har diskuterat en fråga väldigt länge och glömmer bort att alla inte varit med på vägen. Då är det lätt att kommunicera ut beslut på fel sätt – det är viktigt att alltid vara noga med att berätta VARFÖR man vill att något ska ske.
Välj att bara diskutera det allra viktigaste. Patrik varnar för ”information overload”, att dra för mycket information på en och samma dag. Vi måste få tid att bearbeta informationen också, sätta oss i grupper och diskutera. Ta upp det viktigaste och låt det ta tid. Tänk också på att inte slösa bort värdefull mötestid med att dra information som medarbetarna hade kunnat få i förväg, och då kunnat komma förberedda.
– Varje timme är viktig på en konferens, mejla information och siffror i förväg så att ni istället kan prata om det när ni är samlade. Eller vd:n kanske kan prata i en film som läggs ut på internwebben?
Bara för att konferenstillfället är slut så är inte jobbet med konferensen över. Tvärtom. Nu börjar den minst lika viktiga uppföljningen med utvärderingar.
– Gör en första utvärdering direkt efter konferensen - med fokus på hur deltagarna upplevde den och vad de lärde det sig. Gör också en andra utvärdering som ni lägger senare, 1-6 månader efter konferensen, där ni tar reda på vad deltagarna har gjort med sina nya insikter och kunskaper. På vilket sätt har man förändrat sitt beteende och gjort något annorlunda?
Utforma frågorna på utvärderingarna så att du får användbara svar. Enligt Patrik är det är viktigt att ställa påståenden istället för att bara använda en vanlig skala.
– Ställ frågorna så att du får svar som visar om budskapet gått fram, till exempel – var ska vi vara om ett år? Och ge olika svarsalternativ som alla kan stämma in. Om alla verkar tro att det är x men svaret är y – då har något gått snett. Informationen har inte nått ända fram eller så har den inte förankrats på rätt sätt.
Effektiv mötesmodell
Bluebird jobbar efter en modell för att kunna mäta värdet på investeringen i sitt möte. Modellen är uppbyggd som en pyramid i fyra steg, med start underifrån:
1. Reaktion: Hur uppfattade jag som deltagare mötet?
2. Lärande: Vilka nya kunskaper och insikter har jag fått?
3. Tillämpning: Vad kommer jag göra annorlunda efter mötet?
4. Resultat: Vad fick det som deltagarna gjorde annorlunda för effekter? Fick man ökade intäkter
eller minskade konstader? När man har det resultatet får man en tydlig bild på hur lönsam mötessatsningen egentligen var.
Se alla inom temat här
Senaste i Reportage
Helsingborg Arena Skåne
Stora möten I härliga Helsingborg hittar du Helsingborg Arena – en plats som sjuder av liv och rörelse året om en plats för både små som jättestora möten och event. Hög kvalitet och service i toppklass med moderna lokaler som går att anpassa efter alla dina önskemål.
Djurönäset konferens & hotell Stockholms skärgård
Konferenspärlor Skärgård, hav och fridfull natur, bara en kort resa från storstadens puls. Djurönäsets 22 hektar stora sjötomt är väl förvaltad – här finns allt för både den riktigt stora konferensen som för den lilla företagsgruppen som vill unna sig ett guldkantat möte.
