Profiler > Verktyg för bättre möten

Verktyg för bättre möten

KonferensVärlden har träffat Lotten Fowler, VD för Sveriges Affärsreseförening, för att prata ekonomi, nya säkerhetskrav och varför mötesfrågor blir allt viktigare.

Text: Astrid Feldreich

19 oktober 2011, uppdaterad: 28 maj 2013

Under de sex månader som Lotten Fowler arbetat som VD på Sveriges Affärsreseförening SBTA har hon bland annat startat en ny säkerhetsutbildning, frukostseminarier och skapat ett större fokus på mötesfrågor.
– Det är upp till mig att ta egna initiativ och hitta nya sätt att nå våra mål, vilket är otroligt roligt. Dessutom får jag arbeta med entusiastiska människor i både små firmor och stora globala företag som Sandvik och Volvo, säger hon när vi slår oss ner i ett konferensrum på SBTA:s nya Stockhomskontor.

Rollen som travel manager växerAffärsresor och möten är starkt sammankopplade. Allt fler ledningsgrupper inser värdet av att ha någon på företaget som arbetar med mötesfrågor och uppgiften hamnar ofta på en travel managers bord. I takt med att det blir ekonomiskt viktigt att se över affärsresor och möten ökar vikten av en skicklig travel manager. Därför behövs det enligt Lotten Fowler mer utbildning kring mötesfrågor inom nätverket. Under hösten arrangerar SBTA bland annat en dag där mötesfrågan kommer att stå i fokus och medlemmarna ska få ett helhetsgrepp kring hur de kan jobba med möten.
– Jag vill att vi pratar om vikten av bra möten eftersom det fortfarande är lite av en gråzon för oss. Företag tillbringar så mycket tid, inte bara i möten, utan även med resan dit, planeringen och så vidare. En kompetent travel manager sparar inte bara in pengar på hotellnätter och biljetter; han eller hon har också en uppgift att välja ut vilka möten som ska ske rent fysiskt och vilka som går bra att ta över telefon eller via videokonferens, säger Lotten.
Möten är mer än bara hårdvara. Det handlar om att välja rätt möten i rätt format. Men trots att travel managers ofta får ansvar för mötesfrågor har de fortfarande inget ansvar för vad som sker under själva mötet. Därför krävs en god kommunikation med den person som leder eller sköter innehållsdelen.
– Våra medlemmar har kanske inte arbetat med möten tidigare. Min förhoppning är att jag kan ge dem verktyg för att hantera mötesfrågor. Både konkreta och mer abstrakta frågor, som vad är ett möte egentligen?

Säkerhet en konkurrensfördelBättre säkerhet är en fråga som Lotten Fowler drivit framgångsrikt sedan hon började som VD. Hon menar att travel managers måste ha ett tätt samarbete med säkerhetsavdelningen och känna till vilka frågor som ska ställas för en bättre säkerhet på affärsresan.
– Den yngre generationen arbetar mer flexibelt, de har andra drivkrafter än 40-talisterna vilket ställer större krav på dem som är säkerhetsansvariga på företagen. Säkerhet för anställda kan innebära många olika saker, allt från it-säkerhet till askmoln. Tar du med dig datorn hem eller jobbar från ett annat land handlar det om it-säkerhet, men det kan också handla om att du stannar kvar på destinationen över helgen, säger Lotten Fowler.
Företag med bra säkerhet har en konkurrensfördel i dag. SBTA hade sin första säkerhetsutbildning i maj i år.
– Där tog vi upp frågor som vad har företaget för ansvar när personen är ledig? Vem ska en travel manager gå till när han eller hon har frågor kring säkerhet på resan? Hur ska de förbereda den anställde och ge rätt information? Hur ser företagets krishantering internt ut?

Bra kommunikation a och oDe 250 medlemsföretagen i SBTA upphandlar resor för 50 miljarder varje år. Det handlar om stora summor pengar och rollen som travel manager är enligt Lotten många gånger ett ensamt arbete.
– Som travel manager handlar vardagen om kommunikation av olika slag. Samtidigt är våra medlemmar ofta ensamma i sitt arbete på så vis att det bara finns en person med ansvar för de här frågorna. Det är inte det lättaste att stå framför en ledningsgrupp och kommunicera en ny policy eller ett avtal och få dem att ställa sig bakom förslaget. Därför vill jag erbjuda utbildningar där det är okej att visa att man är osäker kring hur man kommunicerar värdet av kunskap kring affärsresor och möten. Jag vill att våra medlemmar ska bli säkrare i att argumentera och implementera sitt arbete. Inte bara när man sluter avtal utan även internt, till en avdelning eller styrelse.

Behovet att mötas ökarUnder den ekonomiska krisen drog många företag ner på affärsresorna. Nu har resandet tagit fart igen och är tillbaka på ungefär samma nivåer som före lågkonjunkturen. Men vad händer med företagens resande i framtiden?
– Min personliga bild är att behovet av att resa och antalet möten kommer att öka i takt med att världen krymper och allt fler företag har internationella kontakter. Däremot tror jag inte att de fysiska resorna kommer att bli fler. Tekniken kommer att förbättras; både vad gäller virtuella möten och alternativa transportmedel. Det behövs för att kunna expandera.
SBTA arbetar aktivt med olika miljöfrågor. Lotten Fowler berättar att i GBTA Europe, det större nätverk inom affärsresor som SBTA är en del av, har många länder inte alls kommit lika långt som Sverige och Norden i sitt miljöarbete.
– De pratar fortfarande om CO2 besparingar; ett arbete som vi redan gått igenom. I Sverige handlar det snarare om etik och CSR-frågor, det vill säga arbetsmiljö i ett vidare perspektiv. Min uppgift är att lyfta fram våra företag som ligger i framkant vad gäller miljöfrågor som goda förebilder, säger Lotten Fowler.
Hon hoppas även på nya samarbeten med allt från mötesföretag till videokonferensleverantörer. En annan fråga som hon gärna vill driva vidare är bättre nyckeltal inom affärsresor.
– Det är viktigt att vi kan jämföra oss med varandra inom branschen.