Kostnadsmedvetenheten ökar i mötesbranschen
I Svensk och Norsk Konferens & Mötesbarometer 2013 svarar 2 000 företag på frågor kring möten och konferenser under kommande ettårsperiod.
– Vår konferensindikator spår en nolltillväxt i Sverige och priset blir avgörande när man köper konferenser, säger Jan Borg, vice VD på ReseGeometri.
Text: Malin Svensson
28 januari 2013, uppdaterad: 28 maj 2013
I slutet av året släppte ReseGeometri sin senaste undersökning om konferensbranschen som visar på trender och utveckling ett år framåt.
– Konferensindikatorn är ännu ett nyckeltal som styrker att svenska företag drar ner i sin budgetplanering inför 2013. Det är inget katastrofår vi har framför oss som vi hade 2008, mer en sund reaktion på rådande marknadsoroligheter, säger Jan Borg.
Det är i de stora företagen som vi spår den mest negativa utvecklingen under 2013. Det som håller uppe index är små företag färre än 50 anställda, där efterfrågan är något större än förra årets mätning. Handeln och tjänstesektorn spår en svag positiv tillväxt av konferensbokningar och det är främst inom tillverkningsindustrin, där många av stora företagen finns, som man drar ner på antalet planerade konferenser utanför företaget under 2013.
– Istället kommer man använda sina egna lokaler i kombination med videoteknik, säger Jan Borg.
Fler har en mötespolicyHur medveten är man då om kostnaderna för konferens? Undersökningen visar att 76 procent av de tillfrågade företagen har en fastställd konferensbudget idag, och 57 procent har en mötespolicy vilket är en ökning med nästan åtta procent jämfört med förra året. Allt fler går också från en rekommenderande till en styrande mötespolicy som tvingar den som bokar att följa innehållet. På så sätt får man bättre kontroll på kostnaderna.
Den viktigaste punkten i mötespolicyn handlar om var man bokar mötet. Av de företag som har en mötespolicy har en fjärdedel dessutom direktiv om vilka arrangörer och/eller anläggningar de får använda. Viktigast efter det är innehåll och syfte med mötet, följt av definition på kostnadsnivåer samt hänsyn till miljö- och samhällsaspekter.
Jan jämför med högkonjunkturen 2007 då miljöfaktorerna låg på första plats.
– I nuvarande konjunkturläge mäktar man inte med ett större samhällsansvar.
Istället ser vi ett tydligt ökat kostnadsfokus och en konsekvens är att alltfler ställer krav på att reglera och avväga alternativa mötesformer innan en konferens bokas. Man får argumentera mer varför den inte lika gärna kan vara på hemmaplan, menar Jan Borg.
På frågan vilka de viktigaste köpkriterierna kommer vara vid nästa konferenstillfälle svarar de flesta inte helt oväntat pris följt av placering och omgivningar, restid, tidigare erfarenheter samt service och bemötande.
Rekommendationer vanligastI undersökningen har man också tittat på vilka informationskanaler företagen kommer använda inför ett konferensarrangemang. Den visar att 45 procent går på rekommendationer från vänner och kollegor. 42 procent googlar och 38 procent tar kontakt direkt med konferensanläggningen i de fall man redan har etablerat en kontakt.
– Det betyder att det är av största vikt för arrangören att lyckas med sin konferens och göra kunderna nöjda, konstaterar Jan.
Vidare i rapporten har man frågat företagen hur bra konferensbranschen är på att mäta och följa upp arrangemang. Resultatet är negativt i jämförelse med andra branscher.
– Här finns det med andra ord en stor utvecklingspotential för anläggningarna, säger Jan.
Se alla inom temat här
